Документы по стандартизации

Конструкции металлические

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

СТО СМК 28-2004

Москва

2004

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ СТРОИТЕЛЬНЫХ МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ ИМЕНИ Н.П. МЕЛЬНИКОВА

ЦНИИПСК им. МЕЛЬНИКОВА (Основан в 1880 г.)

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

СТО СМК 28-2004

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.

3 ВВЕДЕН впервые

4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п. 4.2 Руководства по качеству.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «ЦНИИПСК

им. Мельникова»

___________ В.В. Ларионов

20.02.2004 г.

СТО СМК 28-2004

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Дата введения 2004-02-20

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.

Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

3 Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины и определения:

3.1 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов

(п. 2.1.18 ГОСТ Р 51.1-…)

3.2 техническая документация (на продукцию): Совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции

(п. 3.8 ГОСТ 51.4-…)

3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности

(п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2001)

4 Структура документации

4.1 Структура и состав используемой в институте документации представлены на схеме, приведенной в приложении А.

4.2 Внутренняя документация института включает:

- организационно-распорядительную документацию (Устав; организационная структура; положения о Советах - НТС, диссертационном; положения о подразделениях и должностные инструкции; приказы и распоряжения руководства; внутренняя и внешняя переписка, документы по кадровому учету);

- производственную документацию, в том числе:

· по основной деятельности;

· по финансово-экономической;

· по системе менеджмента качества (СМК).

4.3 Внешняя документация состоит из:

- законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);

- документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» по мере их поступления;

- документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).

Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.

5 Общие требования к изложению и оформлению документов

5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.

В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.

Обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами организации:

СТП 03-95 - обозначение НИР, НИОКР;

СТО СМК 07-2004 - обозначение стандартов организации и стандартов СМК;

СТП 09-03 - обозначение договоров;

СТП 12-00 - регистрация организационно-распорядительной документации;

СТП 15-03 - обозначение рабочей и проектной документации, в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;

СТП 20-02 - регистрация документов в архиве (присвоение инвентарных номеров хранения).

5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:

- учтенный (с номером);

- недействующий (со штампом «Недействующий» - приложение Б).

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.

5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.

Учтенные экземпляры документов СМК с номером № 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.

5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.

В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.

5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:

на титульном листе:

- название института и его подразделения;

- название журнала, даты начала и окончания;

на первой странице:

- должность ответственного за ведение журнала;

- подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.

При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.

Пример оформления журналов учета документации приведен в приложении В.

5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТП 20-02.

5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.

Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающие подпись и быть датированы.

Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.

5.9 Разработка документов, проверка на адекватность, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.

Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.

6 Управление документацией

6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.

6.2 Процедура управления документацией должны предусматривать:

- проверку документов на адекватность до их выпуска;

- анализ и актуализацию по мере необходимости разработки и переутверждения документов;

- идентификацию документов и их изменений;

- хранения и изъятия устаревших документов;

- обеспечение учета версий документов при их пересмотре.

6.3 Порядок управления разрабатываемой и используемой институтом документацией установлен соответствующими стандартами СМК, ГОСТ, РД. Особенности управления отдельными документами изложены в разделах 6 - 8 настоящего стандарта.

6.4 Внутренняя документация

6.4.1 Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 и СТО СМК 12-2004.

Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.

6.4.2 Положения о подразделениях разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.

Положения о работе подразделений, организация и управление их деятельностью, основные функции, структурный и кадровый состав устанавливаются с учетом рекомендаций и положений «Справочника проектировщика», выпуски ЦНИОпроект - ИНВЕСТ, 1997 г.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.

Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются директором.

6.4.3 Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.

Порядок заключения договоров и оформления договорной документации установлен СТП 09-03.

6.4.4 Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.

Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.

Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:

СТО СМК 29-2004, СТП 17-00, СТП 14-02, СТП 15-03, СТП 18-02 - для проектной и рабочей документации;

СТО СМК 21-2004 - для документации по патентно-лицензионной работе;

СТП 22-02 - для документации по авторскому надзору;

ГОСТ 7.32 - для отчетов по НИР, НИОКР;

Федеральным законом «О техническом регулировании», СТО СМК 07-2004 - для документации по стандартизации.

6.5 Внешняя документация

6.5.1 Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.

6.5.2 Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ОНТИ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.

6.5.3 Нормативная документация поступает в ОНТИ, где сформированы фонды:

- нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные и межгосударственные стандарты, ГОСТы и методические документы Госстандарта, отраслевую документацию и др.;

- документации по нормам проектирования в области строительства (СНиП, СП, РД и др.);

- нормативной документации органов государственного надзора - Госгортехнадзора, Госархстройнадзора, Госатомнадзора, Противопожарной службы, Госкомэкологии (ПБ, ППБ, РД, Методические указания и положения, ПНАЭ и др.).

6.5.4 Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».

6.5.5 Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.

6.5.6 Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе периодической информации Госстандарта (ИУС - «Информационный указатель стандартов») и Госстроя (БСТ - «Бюллетень строительной техники»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.

6.5.7 Актуализация и пополнение фондов осуществляются на основании ежегодной информации «Общероссийского строительного каталога СК-1», «Указателя государственных стандартов», «Перечня действующих нормативных документов Госгортехнадзора России» и других.

6.5.8 Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.

Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.

7 Управление документами системы менеджмента качества

7.1 Управление документами СМК включает требования и особенности управления следующих документов:

- Политика в области качества;

- Руководство по качеству;

- стандартов организации - СТО СМК, СТО;

- записи по качеству, а также порядок внесения изменений в документы.

7.2 Порядок управления Политикой в области качества

7.2.1 Политика в области качества оформляется в виде отдельного документа и в обязательном порядке включается в Руководство по качеству.

Разработка проекта Политики осуществляется согласно СТП 02-03, руководством института, отделом стандартизации с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.

7.2.2 Основанием для пересмотра Политики в области качества являются:

- изменение целей организации;

- результаты внешних и внутренних аудитов;

- результаты анализа руководством производственной деятельности организации;

- предложения заказчиков.

7.2.3 Разработанный проект Политики проходит обсуждение в подразделениях института, полученные замечания и предложения поступают в отдел стандартизации, который дорабатывает проект и передает уточненную редакцию проекта на рассмотрение директору.

7.2.4 Директор рассматривает, уточняет проект и утверждает Политику ЦНИИПСК им. Мельникова в области качества. Подлинник Политики находится в контрольном экземпляре (№ 1) Руководства по качеству.

7.2.5 Политика размножается и передается согласно листу рассылки во все подразделения института. Для обеспечения понимания, внедрения и следования принятой Политике руководители подразделений доводят ее содержание до каждого сотрудника, добиваясь реализации и соблюдения Политики в каждом подразделении.

7.2.6 Текст Политики вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений в Политику.

7.2.7 Пересмотр Политики осуществляется в том же порядке с учетом результатов анализа СМК, проводимого руководством.

7.2.8 Ответственность за работу по организации оформления, рассылки, своевременного внесения изменений и пересмотра Политики несет начальник отдела стандартизации.

7.3 Порядок управления Руководством по качеству

7.3.1 Руководство по качеству является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества.

Требования к содержанию «Руководства», перечень вопросов, которые должны быть включены в него, установлены п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и соответствуют системе производственных процессов института, включая процессы управления, основные и вспомогательные.

7.3.2 Порядок управления руководством изложен, должен соответствовать правилам и порядку, установленным для стандартов организации, а также изложенным в п. 7.4 настоящего стандарта.

7.4 Порядок управления стандартами организации - СТО СМК, СТО

7.4.1 Правила построения, изложения, оформления и обозначения стандартов организации установлены СТО СМК 07-2004.

7.4.2 Определение потребности в разработке стандартов или их актуализации производится на основе результатов анализа эффективности действующей СМК и результатов аудитов. С учетом полученных замечаний и предложений отдел стандартизации составляет программу (план) разработки и пересмотра стандартов, где определяются исполнители работ, сроки разработки. Программа утверждается директором института.

7.4.3 Разработанный проект стандарта при необходимости согласовывается с заинтересованными подразделениями. Формой внутреннего согласования может быть визирование проекта. Проект дорабатывается с учетом полученных замечаний, и окончательная редакция утверждается директором.

Стандарт считается введенным в действие с даты его утверждения директором, которая указывается на первом листе стандарта.

7.4.4 Отдел стандартизации производит регистрацию в журнале учета и регистрации стандартов СТО СМК, размножает необходимое количество учтенных экземпляров и передает стандарт подразделениям института в соответствии с листом рассылки. Получение документа подтверждается подписью начальника подразделения.

7.4.5 Специалисты подразделений, имеющие удостоверение в области менеджмента качества, осуществляют обучение сотрудников по использованию и применению новых утвержденных стандартов и введение их в действие.

7.4.6 Ответственность за внедрение стандартов СТО СМК несет руководитель подразделения, на который он распространяется.

7.4.7 Контрольный экземпляр (экз. № 1) - подлинник стандарта хранится в отделе стандартизации, учтенные копии - в подразделениях института согласно листу рассылки.

Подлинник отмененного стандарта СТО СМК подлежит уничтожению не ранее, чем через три года со времени его отмены.

7.4.8 Блок - схема разработки стандартов организации приведена в приложении Г.

7.5 Порядок внесения изменений и изъятия стандартов СТО СМК

7.5.1 Необходимость внесения изменений в стандарты обуславливается.

- накопленным опытом применения;

- задачами совершенствования системы;

- изменением организационной структуры института;

- результатами внутренних и внешних аудитов.

7.5.2 Каждый сотрудник или подразделение института имеет право предложить разработку или изменение стандарта. Предложение передается в письменном виде, в произвольной форме в отдел стандартизации.

7.5.3 Разработка и утверждение изменений проходит в том же порядке и последовательности, как и стандартов. Правила внесения изменений установлены СТО СМК 07-2004.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал учета и регистрации стандартов СМК, а также в лист регистрации изменений в подлиннике изменяемого стандарта, прилагаемого к каждому стандарту.

Утвержденное изменение размножается и рассылается подразделениям института в соответствии с листом рассылки данного стандарта.

7.5.4 При наличии значительных изменений, касающихся содержания стандарта, внесения новых требований и положений, стандарт пересматривается и утверждается в новой редакции.

7.5.5 Ответственность за внесение изменений в учтенные экземпляры стандартов и изъятие устаревших несет руководитель подразделения.

7.5.6 Отмененные или утратившие свое действие документы уничтожаются или переводятся в статус «Недействующий».

7.6 Управление записями

7.6.1 Записи по качеству - документы, представляющие объективное доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах, в частности доказательство степени выполнения требований к качеству продукции или свидетельство результативности функционирования системы.

Записями по качеству служат отчеты, акты, протоколы заседаний, журналы и другие документы, составляемые исполнителями в ходе выполнения производственных процессов. Они служат основой для последующего проведения анализа, позволяющего выявить тенденции изменения показателей качества, оценивать причины различных несоответствий, назначать корректирующие действия, определять их эффективность.

7.6.2 Процессами управления записями являются:

- регистрация данных о качестве;

- обработка данных о качестве;

- анализ данных о качестве;

- хранение данных о качестве в течение установленного срока;

- изъятие и уничтожение данных о качестве по истечении срока хранения.

7.6.3 Перечень и форма «Записей по качеству», которые должны выполняться в процессе производства работ, представлены в приложении Д.

В приложении приведены разделы и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001, в которых содержатся требования о регистрации записей о качестве; подразделения института, ведущие записи; документы (записи), фиксирующие данные о проведенном анализе; содержание регистрируемой информации; должностные лица, ответственные за управление записями о качестве.

7.6.4 Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и поддерживаться в рабочем состоянии. Записи выполняются на бланках и формах установленного образца.

Каждый заполненный (оформленный) документ должен быть подписан ответственным за его составление и датирован. Только при таком условии он считается действительным.

Порядок составления, учета, обращения, хранения и изъятие записей определен в СТП 12-00 Требования к организационно-распорядительной документации.

7.6.5 Записи данных о качестве хранятся в подразделениях, в которых они были выполнены в течение 5 лет или в соответствии с указаниями документов на их разработку.

Оригиналы документов хранятся в местах, защищенных от несанкционированного доступа во избежание их изменений, повреждений или потерь.

7.6.6 Если это отражено в договоре, заказчик имеет право на предоставление ему копий записей по качеству.

8 Ответственность

Ответственность за выполнение установленного порядка управления документацией несут:

- руководство института;

- заместитель директора, ответственный за систему менеджмента качества;

- руководители подразделений;

- юрисконсульт;

- начальник отдела стандартизации.

Приложение А

(справочное)

Структура и состав документации института

Приложение Б

(обязательное)

Штамп статуса документации

Приложение В

(обязательное)

Пример оформления журналов учета документации

Титульный лист

Приложение Г

(обязательное)

Блок - схема разработки стандартов организации

Приложение Д

(обязательное)

Записи по качеству

(в соответствии с п. 4.2.4 Руководства по качеству)

Лист регистрации изменений